Assistenz der Geschäftsführung

Befristet, Teilzeit · bundesweit, Bad Neuenahr-Ahrweiler, Berlin

Ihre Aufgaben

Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Korrespondenz in deutscher Sprache.
Sie bereiten Präsentationen in deutscher Sprache vor.
Sie organisieren Dienstreisen ins In- und Ausland, prüfen die Reiseunterlagen und übernehmen die Abrechnung.
Sie unterstützen die Geschäftsführung in verwaltungstechnischen Belangen.
Sie bereiten unterschriftsreife Vorlagen und Anträge für personelle Einzelmaßnahmen vor, z. B. bei Einstellungen, Arbeitszeugnisse etc.
Sie begleiten neue Kolleginnen und Kollegen in der Einarbeitungsphase bei administrativen Verwaltungsroutinen.
Sie organisieren Sitzungen, Tagungen und Workshops und bereiten diese vor bzw. nach (u.a. Konferenz- und Besucherservice sowie Organisation von Projektbesprechungen und anderen projektbezogenen Veranstaltungen).
Sie übernehmen die Terminplanung für die Geschäftsführung.
Sie übernehmen die Pflege von Datenbanken und sharepoints.

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder für die Tätigkeit relevante Berufserfahrung
Sehr gute Kenntnisse in der Bürosachbearbeitung, sicherer Umgang mit Microsoft Office
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute mündliche Englischkenntnisse
Gute und mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
Gute Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
Gute und mehrjährige Erfahrung in der Assistenz
Bereitschaft zu Dienstreisen

Persönliche Voraussetzungen

Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit und Kommunikation
Team- und Konfliktfähigkeit, hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
Analytisches Denkvermögen, eine strukturierte, eigenverantwortliche und ergebnisorientierte Arbeitsweise

Warum wir?

Sie erwartet die Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team, eine spannende und moderne Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, den Wachstumspfad des IQIB aktiv mitzugestalten.

Ergänzend zu einer leistungsgerechten Vergütung nach TVÖD (Bund) bieten wir Ihnen attraktive Sozial- und Zusatzleistungen. Dazu zählen umfassende betriebliche und private Altersvorsorge-Angebote, umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und vielfältige Sportangebote.

Damit Sie von Beginn an voll bei uns durchstarten können, begleiten wir Sie mit strukturierten Onboarding-Maßnahmen während der gesamten Orientierungsphase. Zudem fördert Ihre Führungskraft gezielt Ihre fachliche und persönliche Integration ins Team.

Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home-Office geben Ihnen den Handlungsfreiraum, optimal Ihre betrieblichen Erfordernisse und individuellen Bedürfnisse zu verknüpfen.

Bei der ausgeschriebenen Stelle handelt es sich um eine Teilzeitstelle (Vollzeit ggf. möglich); Eintrittsdatum zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Reichen Sie bitte Ihren Lebenslauf – ohne weitere Anlagen – jedoch inkl. Ihrer Gehaltsvorstellung und dem möglichen Eintrittstermin ein.

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Über uns

Wir sind eine Tochter des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR). Wir erforschen und beurteilen die Auswirkungen zukünftiger technischer Entwicklungen im europäischen Umfeld. Dies umfasst auch die Durchführung eigener wissenschaftlicher Arbeiten zur Entwicklung und Erprobung neuer Methoden der Analyse, Strategischen Vorausschau und Evaluation unter Berücksichtigung von sozialen und technologischen Zusammenhängen. Ergänzt wird dies durch individuelle Beratungs- und Schulungsleistungen. Unsere Schwerpunkte sind dabei Strategien, Programme, Strukturen, Prozesse sowie Veränderungen und Trends im Innovationssystem. Zu unseren Kunden zählen Organisationen aus Politik, Forschung und Wirtschaft.

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Wir freuen uns auf Sie!

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der IQIB. Bitte füllen Sie das folgende kurze Formular aus. Sollten Sie Schwierigkeiten mit dem Upload Ihrer Daten haben, wenden Sie sich gerne per Email an karriere@iqib.de.